Avis sur les pratiques en matière d’information

Il existe une loi en Ontario qui assure la protection des renseignements personnels de toute personne qui reçoit nos services. Nous sommes tenus de respecter les règles de protection de la vie privée en vertu de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Nous sommes aussi tenus de protéger vos renseignements personnels. Vous avez le droit de savoir comment nous pouvons utiliser et divulguer les renseignements sur les services que nous vous offrons, et comment vous pouvez avoir accès à ces renseignements.

Nous nous engageons à promouvoir le respect de la vie privée et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons sur vous et sur les services que vous avez reçus.

Mandat des SAE

Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif de fournir des services de protection de l’enfance en Ontario. La mission des SAE consiste à défendre les intérêts des enfants et à promouvoir leur protection et leur bien-être. Chaque SAE de la province est responsable d’un territoire particulier et, parfois, les SAE unissent leurs efforts pour remplir leur mandat.

Collecte, utilisation et divulgation des renseignements

Les renseignements que nous recueillons afin de vous fournir des services peuvent comprendre entre autres votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus des rencontres avec vous ou votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, des détails sur votre état de santé physique et mentale, des rapports médicaux, psychologiques et psychiatriques, de l’information sur vos études et vos finances, vos antécédents de travail, des allégations ou preuves de maltraitance, des documents judiciaires, des interventions policières, vos antécédents criminels, vos opinions, les opinions d’autres personnes sur vous, ainsi que des renseignements sur votre race, ascendance, lieu d’origine, couleur de peau, origine ethnique, citoyenneté, diversité familiale, capacité, religion, âge, sexe, orientation sexuelle, identité et expression de genre, état matrimonial ou situation familiale, ou vos croyances, besoins culturels et linguistiques.

Nous recueillons, utilisons et divulguons (c’est-à-dire nous partageons) des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • mener une enquête sur des allégations selon lesquelles des enfants pourraient avoir besoin de protection et, s’il y a lieu, protéger ces enfants;
  • évaluer, réduire ou éliminer le risque de préjudice à un enfant ou de grave préjudice à un tiers ou à un groupe de personnes;
  • offrir des services aux enfants et à leur famille dans le but d’assurer la protection des enfants ou de prévenir les situations qui nécessiteraient leur protection;
  • offrir des soins aux enfants que nous prenons en charge ou qui sont sous notre surveillance;
  • évaluer et approuver des foyers pour les enfants qui ne peuvent pas rester dans leur famille;
  • placer les enfants en vue de leur adoption;
  • planifier et gérer les services;
  • offrir notre aide aux organismes d’application de la loi lors de leurs enquêtes;
  • recevoir des paiements ou traiter, faire le suivi, vérifier ou rembourser des demandes de paiement;
  • détecter, surveiller et prévenir la fraude ou l’obtention de services ou de prestations non autorisée;
  • faire des rappels pour des rendez-vous;
  • obtenir le consentement de la personne (ou le consentement d’un mandataire spécial) lorsque cela est approprié de le faire;
  • effectuer des activités visant à gérer le risque et les erreurs et à améliorer la qualité;
  • mener des sondages auprès des bénéficiaires de services;
  • détruire des renseignements identificatoires;
  • répondre à des poursuites ou intenter des actions en justice;
  • effectuer de la recherche (sous réserve de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • produire des rapports pour le gouvernement tel que prescrit par la loi;
  • assurer les fonctions d’analyse, d’administration et de gestion du système d’aide à l’enfance;
  • respecter les obligations légales et les exigences réglementaires;
  • remplir d’autres fonctions permises ou exigées par la loi.

Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons de l’information sur les enfants qui pourraient subir des préjudices ou avoir besoin de nos services. Cette information inclut les renseignements personnels sur l’enfant et les personnes importantes dans sa vie. Nous recueillons l’information auprès des enfants et de leur famille, ou indirectement auprès des membres de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur les tuteurs et les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant. Nous recueillons principalement cette information directement de ces personnes.

La collecte, l’utilisation et la divulgation (le partage) de ces renseignements personnels sont effectuées conformément aux lois ontariennes.

Autres sociétés d’aide à l’enfance

Les SAE s’échangent de l’information afin de mieux protéger les enfants. L’information recueillie par une SAE pourrait être fournie à d’autres SAE si ces dernières ont besoin de l’information pour offrir des services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui nous aident à offrir des services aux enfants et aux familles. Nous communiquons uniquement l’information dont ces fournisseurs ont besoin pour offrir et administrer ces services.

Autres tiers

Nous recevons parfois des demandes d’information de tiers, comme la police, des organismes gouvernementaux et des personnes appelées à comparaître en cour avec nos clients. Nous divulguons seulement l’information aux tiers :

  • si nous avons le consentement de la personne;
  • en présence d’une ordonnance, d’un mandat de perquisition ou d’une demande urgente exigeant la divulgation de dossiers;
  • si nous sommes légalement autorisés ou obligés de fournir l’information.

Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Choix en matière de consentement

Nous n’avons besoin du consentement de personne pour remplir notre rôle premier d’organisme de protection de l’enfance, à savoir protéger les enfants, et pour ce faire, nous sommes tenus par la loi de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels. Nous n’avons pas besoin de votre permission, par exemple, pour respecter nos obligations en matière de protection de l’enfance ni pour partager vos renseignements personnels afin de vous protéger ou de protéger quelqu’un d’autre (c’est ce que l’on appelle évaluer, éliminer ou réduire un risque de préjudice grave).

Dans d’autres situations, vous avez le droit de prendre vos propres décisions concernant vos renseignements personnels. Lorsque nous devons vous demander votre permission, vous avez le droit de refuser. Et si vous donnez votre permission, vous avez le droit de changer d’avis par la suite. Une fois que vous refusez de donner votre permission, nous ne communiquerons plus de renseignements sur vous à moins d’avis contraire de votre part. Votre droit de refuser peut faire l’objet de certaines restrictions.

Dans les situations où vous avez le droit de donner votre consentement, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous êtes jugé « capable » de le faire. Vous pouvez être en mesure de prendre certaines décisions au sujet de vos renseignements personnels, mais pas d’autres. Si vous êtes jugé incapable de prendre ces décisions, un mandataire spécial agira en votre nom. La loi prévoit qui peut agir à titre de mandataire spécial et ce qu’il doit faire.

Il n’y a pas d’âge légal qui détermine quand un enfant est jugé capable de prendre des décisions au sujet de ses renseignements personnels. Si vous êtes jugé capable, vous pouvez prendre vos propres décisions. Toutefois, si vous avez moins de 16 ans, d’autres règles s’appliquent.

  • Si vous êtes jugé incapable, un parent ou un tuteur officiel sera votre mandataire spécial et prendra des décisions en votre nom.
  • Si vous êtes jugé capable, vous pourrez prendre vos propres décisions.
  • Si vous êtes jugé capable, un parent ou un tuteur sera aussi autorisé à prendre des décisions au sujet des renseignements personnels contenus dans votre dossier de services. Cette personne ne pourra toutefois pas prendre de décisions au sujet de vos dossiers de traitement et de counseling pour lesquels vous êtes la seule personne à pouvoir donner votre consentement.

Nous vous encourageons à vous adresser à votre intervenant au sujet du respect de la vie privée.

Conservation et destruction des renseignements

Le RIPE est un système de gestion d’information provinciale utilisé par les SAE. C’est le principal outil de stockage de l’information nécessaire à la prestation des services de protection de l’enfance.

Le RIPE contient des renseignements sur les familles et les enfants qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements sur les tuteurs et les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant.

Dans le RIPE, l’information est classée dans des dossiers individuels (sur une personne, un cas ou un fournisseur en particulier) qui sont conçus pour contenir de l’information propre à chaque service. Les dossiers sont reliés au besoin, ce qui permet de donner une vue d’ensemble des services de protection de l’enfance d’un client ou d’un tuteur.

Nous disposons également de vieux dossiers sur support papier et électronique qui sont antérieurs à la création du RIPE.

Nous conservons l’information recueillie parce qu’elle pourrait s’avérer nécessaire pour des cas à venir. Nous conservons aussi l’information au cas où d’anciens clients demandent à consulter leurs dossiers.

Lorsque nous détruisons des renseignements personnels, nous le faisons de façon sécuritaire.

Mesures de protection

La confidentialité et la protection de vos renseignements personnels doivent être assurées. Tout le personnel de la SAE est tenu de respecter la nature confidentielle de ces renseignements. Nous devons protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et nous assurer qu’ils ne sont pas consultés ni utilisés par des personnes qui ne sont pas autorisées à le faire dans le cadre de leur travail ou qui ne participent pas à la prestation de vos services. En cas d’atteinte à votre vie privée, nous vous en informerons (comme la loi l’exige).

Cette règle s’applique également à l’information que nous saisissons dans le RIPE et d’autres systèmes d’information électroniques, ainsi qu’aux copies papier ou électroniques des dossiers, rapports, dossiers financiers, notes administratives, messages vocaux, messages texte et courriels (y compris ceux dans les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires) et à toutes les autres façons dont les renseignements personnels peuvent être enregistrés.

Accès et rectifications

Sauf certaines exceptions, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous au sujet d’un service que nous vous avons offert.
Dans de rares occasions, nous pouvons vous refuser l’accès à une partie ou à la totalité de vos renseignements personnels concernant un service (conformément à la loi). Nous faisons tout notre possible pour que vos renseignements personnels soient exacts et à jour. Si vous êtes en désaccord avec les renseignements contenus dans votre dossier, veuillez nous aviser et nous apporterons les rectifications nécessaires ou vous demanderons de fournir une déclaration écrite indiquant votre désaccord, que nous joindrons à votre dossier.

Si vous avez besoin d’une copie de votre dossier de services, ou si vous désirez y apporter des corrections, veuillez nous faire parvenir votre demande par la poste : Responsable de la protection de la vie privée, Société d’aide à l’enfance catholique de Hamilton, 735, rue King Est, Hamilton, ON L8G 1A1, ou par télécopieur au 905 525-5606 à l’attention du ou de la Responsable de la protection de la vie privée.

Questions ou préoccupations

Vous pouvez obtenir une copie de notre politique de confidentialité en consultant notre site Web ou en communiquant avec nous. Nous vous encourageons à adresser vos questions ou vos préoccupations à propos de nos pratiques en matière d’information à votre intervenant(e). Vous pouvez aussi communiquer avec la personne responsable de la protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou par la poste.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons répondu à vos questions ou résolu votre problème concernant la protection de la vie privée, vous pouvez déposer une plainte officielle. Veuillez nous demander un exemplaire de la brochure Déposer une plainte concernant une Société d’aide à l’enfance.

Si, après avoir communiqué avec nous, vous n’avez toujours pas obtenu satisfaction, vous pouvez porter plainte au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, qui est responsable de veiller au respect des lois sur la protection de la vie privée dans la province.

Coordonnées du commissaire :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800 387-0073
ATS: 416-325-7539 Téléc.: 1-416-325-9195
Courriel: info@ipc.on.ca Site Web: www.ipc.on.ca 

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